Ervaren collega's die de komende jaren met pensioen gaan. De druk om met minder mensen hetzelfde werk te doen. De oproep van het bestuur om meer de regierol als organisatie te pakken in plaats van de uitvoering. Er moest iets veranderen in de manier waarop we infrastructurele projecten aanpakken binnen de provincie Gelderland. In goed 'assetmanagement' en juist datagebruik ligt de oplossing. Niels Reyngoud (programmamanager implementatie assetmanagement) legt uit.

'We doen binnen de Provincie sinds een paar jaar aan 'assetmanagement´. Dit is een filosofie hoe je als organisatie de processen rondom het aanleggen, beheren en onderhouden van kapitaalgoederen zoals infrastructuur het meest effectief en efficiënt kunt vormgeven. Behalve asfalt moet je daarbij denken aan bomen, wegen en tunnels. Een belangrijke methodiek uit assetmanagement is de plan-do-check-act cyclus. In de provincie zijn we altijd goed geweest in het plannen en uitvoeren van projecten. Kijk eens hoe onze wegen erbij liggen. Prima toch? Maar de check, het evalueren en het daarna handelen gebeurde te veel in de hoofden van onze collega's.'

Regie

'We vertrouwden van oudsher altijd op de kennis en ervaring van individuele medewerkers. Maar een deel van deze mensen gaat binnen tien jaar met pensioen. We worden gedwongen om met minder medewerkers hetzelfde werk te doen. Dit betekent dat we als Provincie de regierol moeten pakken. Kennis en kunde schrijven we nu zoveel mogelijk op. Om een voorbeeld te geven: We gaan niet meer, zoals vroeger, zelf het gras langs de weg maaien met onze eigen grasmaaiers maar besteden dit werk uit. Dat betekent dat er goede afspraken gemaakt moeten worden met aannemers over wat een aannemer precies moet doen, wanneer, binnen welke tijd, aan welke kwaliteit het moet voldoen.'

Data op orde

'Deze nieuwe manier van werken kunnen we alleen goed doen als onze data op orde is. We moeten precies weten wat voor spullen we buiten de deur hebben liggen. Bijvoorbeeld hoeveel bomen we beheren, hoe hoog ze zijn, hoe lang ze nog mee gaan, wanneer ze gesnoeid moeten worden, waar ze staan. Dit geldt ook voor wegen. Hoeveel ongevallen gebeuren er. Hoe is de verkeersstroom. Wat is de verkeersstroom over tien jaar. Hoe is de verkeersstroom nu, live.'

'Deze informatie willen we goed vastleggen. In 2011 zijn we begonnen met alle informatie op orde te krijgen. We brachten alle objecten van de provincie in kaart. Sommige informatie stond in een Excel, sommige info op een papiertje in een la, andere info moesten we zelf buiten de deur gaan inventariseren.'

'Ook hebben we veel informatie in afzonderlijke systemen staan. Zoals bushaltes, civiele kunstwerken en openbare verlichting. Die hevelen we nu één voor één over in dit nieuwe systeem.'

'Dit levert ons veel op. Geen onderhoud aan tien systemen, maar aan één. We kunnen straks integraal plannen. We kunnen precies zien in welk gebied wat gebeurt en we kunnen veel beter rekening houden met elkaars plannen en daar samenwerking in zoeken.'

'We zijn ook gestart met meer de markt te betrekken bij het beheren van onze data. Als bijvoorbeeld een aannemer voor ons bezig is, willen we graag nieuwe informatie ontvangen over wat er is veranderd. Door helemaal in het begin als beheerder al betrokken te zijn bij een project en de informatiebehoefte aan te geven, wordt voorkomen dat dezelfde data meerdere keren moet worden ingewonnen. Hiervoor gebeurde het vaak dat er in projecten vooraf data werd ingewonnen door de projectorganisatie, dat de aannemer dit zelf opnieuw deed en dat we als beheerafdeling tot slot ook weer alle data opnieuw ging op halen. Zo waren we dezelfde data drie keer aan het meten. Nu is het credo: eenmalig data inwinnen, meervoudig gebruiken.' Dit gebeurt allemaal onder de noemer BIM: (bouwwerkinformatiemanagement).'

'We lopen als Provincie Gelderland voorop op het gebied van BIM. Dit komt omdat we de afgelopen jaren veel tijd en geld hebben geïnvesteerd om dit op de rit te krijgen. Dat begint nu zijn vruchten af te werpen. Tegelijkertijd delen we onze inzichten en ervaringen met andere overheden. Het is voor mij vanzelfsprekend om bijvoorbeeld een door ons ontwikkeld template te delen met bijvoorbeeld de Provincie Groningen.'

'Het mooie vind ik dat binnen onze organisatie collega's beginnen in te zien dat deze manier van werken geen keuze is, maar een logisch gevolg van de tijd waarin we leven. Dit is de toekomst.'

Door Tom Willemsen